Rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä: Demo Tornio
Yhteyshenkilö: Malliope, Maija
Osoite: Demokatu 12, 95400 Tornio
Sähköposti: info@hallinnoija.fi
Puhelin: 044 541 7615

2. Rekisterin nimi

Demo Tornio:n Hallinnoija -asiakasrekisteri.

3. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Rekisterissä käsitellään koulutettavien henkilö-, laskutus- ja tapahtumatietoja. Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat rekisterinpitäjän asiakkaana olevan tai olleen työnantajayhteisön yhteyshenkilöt, rekisterinpitäjään yhteydessä olleet henkilöt, Hallinnoija-palvelun käyttäjät ja tapahtumiin osallistuneet. Tiedot kerätään lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään ajanvarauksen, verkkokauppaostoksen tai tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä.

Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa seuraaviin tietoryhmiin sisältyviä rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:

a) Rekisterinpitäjän asiakkaana olevan tai olleen työnantajayhteisön perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) sekä yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot.

b) Rekisterinpitäjän ja rekisteröityjen väliseen asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tiedot tapahtumista sekä osapuolten välinen muu yhteydenpito ja palveluun liittyvät tiedot.

c) Rekisterinpitäjän käyttämän Hallinnoija-palvelun tai sen lisäpalvelun käyttöön liittyvät rekisteröityneen tiedot, kuten etu- ja sukunimi, osoitetiedot, yhteystiedot, syntymäaika, äidinkieli, käyttäjätunnus ja salasana, sovelluksen ja siihen sisältyvien eri toimintojen käyttämisen välityksellä saatavat tiedot ja tiedot jotka käyttäjä on antanut sovelluksessa.

d) Rekisterinpitäjän verkkosivuilla tapahtunut rekisteröidyn ostotapahtuma, osallistuminen tapahtumiin, tapahtumiin syötetyt tiedot, yhteydenotot asiakaspalveluun, sekä yhteydenotot muihin rekisterinpitäjän työntekijöihin ja palveluihin.

e) Rekisterinpitäjän tapahtumaan ilmoittautuneen rekisteröidyn etu- ja sukunimen, sekä mahdolliset yhteystiedot ja tapahtumaan annetut tiedot. Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot tapahtumaan saattaa sisältää mm. seuraavia tietoja: sähköposti, puhelinnumero, osoite, syntymäaika.

f) Muut rekisteröityä koskevat tiedot, kuten suoramarkkinointiluvat ja kiellot.

4. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Tietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:

• Myydyn palvelun toteuttaminen: Edellä mainittuja tietoja käsitellään palvelua koskevan sopimuksen täyttämiseksi, ml. henkilön luotettavaan tunnistamiseen, rekisteröidyn kanssa tapahtuvaan viestintään ja palveluiden laskutukseen. Ilman tähdellä merkittyjä pakollisia tietoja palvelua ei voida tarjota sopimuksen mukaisesti. Rekisteröity voi halutessaan antaa suostumuksen myös muihin käyttötarkoituksiin. Tällainen suostumus voidaan peruuttaa milloin tahansa.
• Markkinointi: Tietoja käytetään rekisterinpitäjän tuotteiden ja palveluiden markkinointiin. Tällöin käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Rekisteröity voi vastustaa markkinointia tai peruuttaa siihen antamansa suostumuksen milloin tahansa.
• Lakisääteiset velvoitteet: Mikäli Rekisterinpitäjän toimiala johon Hallinnoija -palvelua käytetään on erinäisten kirjanpidollisten lakien alainen täytyy tiettyjä tietoja, kuten laskutustieoja säilyttää lain vaatima aika. Tällöin käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

5. Tietojen säilytysaika

Rekisteröidyn tietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Rekisteröity voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan alla kohdassa 6 kuvattujen vaikutusmahdollisuuksien kautta.

6. Rekisteröidyn oikeudet

• Tietojen tarkastaminen, korjaaminen ja poistaminen: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Rekisteröidyn pyynnöstä virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot oikaistaan, täydennetään tai poistetaan. Tietoja ei kuitenkaan poisteta siltä osin kuin ne ovat tarpeen lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka ne ovat tarpeen rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täyttämiseksi.
• Vastustamis- ja rajoittamisoikeus: Rekisteröidy voi vastustaa suoramarkkinointia milloin tahansa. Rekisteröity voi vastustaa myös muuta käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun, henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Esimerkiksi tällaisessa tilanteessa käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, kun arvioidaan perusteita vastustaa käsittelyä. Käsittelyä voidaan rajoittaa myös mm. silloin, kun rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa tietojen paikkansapitävyys varmistetaan.
• Suostumuksen peruuttaminen: Rekisteröity voi peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa ottamalla yhteyttä yllä kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.
• Valitusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus viranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty voimassaolevan tietosuojalainsäädännön vastaisesi.

7. Tietojen luovutus

Tuurasoft Oy toteuttaa Hallinnoija-palvelut sekä käsittelee henkilötietoja palvelun tietosuojalausekkeen mukaisesti.

Tuurasoft Oy ei luovuta omien eikä asiakaskumppaneidensa asiakkaiden henkilötietoja kolmansille osapuolille paitsi Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojaus

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet, sekä monivaiheisen tunnistautumisen. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla.

Tiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.

Tietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä rekisterin tietoja. Nimettyjä henkilöitä voivat olla esimerkiksi yrittäjä, sihteeri, opettaja, työnantajan edustaja, käsittelijän työntekijät tai tilitoimiston kirjanpitäjä. Käyttäjiä sitoo lisäksi vaitiolovelvollisuus.